Protectia si prelucrarea datelor personale

Informare referitoare la protecția datelor cu caracter personal

Ca urmare a intrării în vigoare a Regulamentului General privind Protecția Datelor (denumit “GDPR”) la data de 25 mai 2018, dorim – în calitate de operator – să vă informăm cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră personale, în acord cu Regulamentul (UE) 2016/679 de către BT Pensii SAFPF SA.
BT Pensii Societate de Administrare a Fondurilor de Pensii Facultative SA este autorizată de Autoritatea de Supraveghere Financiară (ASF) pentru activitatea de administrare a fondurilor de pensii facultative, prin Decizia nr.171/26.07.2011 și este înregistrată ca operator de date cu caracter personal având numărul 5405/02.07.2007.

Ce date cu caracter personal colectăm?

BT Pensii SAFPF SA colectează și procesează, după caz, diferite tipuri de date cu caracter personal despre dumneavoastră: numele și prenumele, adresa de domiciliu și /sau de corespondență, data și locul nașterii, vârsta, sexul, codul numeric personal, semnatura, situatia financiara, numarul de telefon, adresa de e-mail, datele privind actul de identitate, datele privind actele de stare civilă, date despre angajator, date privind contul bancar, cetatenia, date privind starea civila, identificatori online, adresa IP.

De asemenea, colectăm și procesăm și alte date pe care ni le puneți la dispoziție în vederea revendicării activului personal net, cum ar fi: certificate de încadrare în grad de handicap, decizii medicale privind capacitatea de muncă, hotărâri ale unor instanțe judecătorești, certificate de moștenitor, împuterniciți, beneficiari reali, după caz.

Colectăm și procesăm datele cu caracter personal (numele și prenumele, semnătura, numărul de telefon, adresa de e-mail, numele angajatorului și funcția ocupată în relație cu acesta) ale reprezentanților și angajaților partenerilor contractuali și angajatorilor cu care BT Pensii SAFPF SA menține legătura, în baza unui contract sau în vederea derulării obligațiilor legale determinate de actele de aderare încheiate de angajații partenerilor.

Totodată, colectăm și procesăm datele cu caracter personal (numele și prenumele, adresa de domiciliu și /sau de corespondență, data și locul nașterii, vârsta, sexul, codul numeric personal, semnătura, situația financiară, numarul de telefon, adresa de e-mail, datele privind actul de identitate, date privind contul bancar, cetățenia) ale agenților de marketing ai fondului de pensii facultative Pensia Mea

Datele vizitatorilor pe acest website sunt colectate și prelucrate conform Documentului de informare a utilizatorilor despre prezenta cookie-urilor pe site-ul btpensii.ro, pe care îl puteți consulta aici.

Cum prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal – pentru îndeplinirea scopurilor legitime, în vederea conformării cu obligațiile legale și/sau contractuale, astfel:

• Încheierea actului individual de aderare și administrarea pensiei facultative administrată privat de BT Pensii SAFPF SA, precum și în vederea accesului la contul online Pensia Mea.
• Administrarea revendicării și transferului activului personal net.
• Administrarea identificării sumelor încasate și alocării sumelor încasate în conturile participanților.
• Obligatii legale de raportare către instituții publice: ASF, ANAF, BNR, instanțe de judecată etc.
• Îndeplinirea obligațiilor de prevenire a spălării banilor și combatere a finanțării actelor de terorism și punerii în aplicare a sancțiunilor internaționale.
• Îndeplinirea obligațiilor generate de contractele încheiate cu partenerii și colaboratorii BT Pensii SAFPF SA
• Îndeplinirea obligațiilor generate de contractele de agent de marketing
• Trimiterea de informații referitoare la serviciile, activitățile și evenimentele BT Pensii SAFPF SA, în scop de marketing.

Dacă sunteți participant la fondul de pensii facultative Pensia Mea, împuternicit sau moștenitor al unui participant la FPF Pensia Mea, vă informăm că pentru activitățile menționate la punctele 1-5 nu este necesar consimțământul dumneavoastră, neexistând o prevedere legală în sensul obținerii acestuia. Refuzul de a furniza datele personale necesare pentru îndeplinirea scopurilor legitime și conformarea cu obligațiile legale și / sau contractuale atrage imposibilitatea BT Pensii de a administra pensia facultativă Pensia Mea conform obligațiilor legale și/sau de a-și îndeplini obligațiile ce îi revin în urma contractelor încheiate cu agenți de marketing, parteneri, colaboratori. În calitate de participant la fondul de pensii facultative Pensia Mea, pentru activitatea menționată la punctul 8 este necesar consimțământul dumneavoastră scris. Refuzul de a oferi consimțământul atrage imposibilitatea BT Pensii SAFPF S.A. de a vă transmite informații despre produse, servicii și activitati ale Operatorului și/sau ale partenerilor săi, precum și ale societăților din grup.

Dacă sunteți angajat sau reprezentant al angajatorilor cu care BT Pensii SAFPF S.A. ține legătura, vă informăm că pentru activitățile menționate la punctele 3-5 nu este necesar consimțământul dumneavoastră, neexistând o prevedere legală în sensul obținerii acestuia. Refuzul de a furniza datele personale necesare pentru îndeplinirea scopurilor legitime și conformarea cu obligațiile legale și / sau contractuale atrage imposibilitatea BT Pensii de a administra pensia facultativă Pensia Mea conform obligațiilor legale și/sau de a-și îndeplini obligațiile ce îi revin în urma contractelor încheiate cu agenți de marketing, parteneri, colaboratori.

Dacă sunteți angajat sau reprezentant al partenerilor cu care BT Pensii SAFPF S.A. are relații contractuale, vă informăm că pentru activitățile menționate la punctele 4-6 nu este necesar consimțământul dumneavoastră, neexistând o prevedere legală în sensul obținerii acestuia. Refuzul de a furniza datele personale necesare pentru îndeplinirea scopurilor legitime și conformarea cu obligațiile legale și / sau contractuale atrage imposibilitatea BT Pensii de a-și îndeplini obligațiile ce îi revin în urma contractelor încheiate cu partenerii și colaboratorii.

Dacă sunteți agent de marketing al fondului de pensii facultative Pensia Mea, vă informăm că pentru activitățile menționate la punctele 4-5 și 7 nu este necesar consimțământul dumneavoastră, neexistând o prevedere legală în sensul obținerii acestuia. Refuzul de a furniza datele personale necesare pentru îndeplinirea scopurilor legitime și conformarea cu obligațiile legale și / sau contractuale atrage imposibilitatea BT Pensii de a administra pensia facultativă Pensia Mea conform obligațiilor legale și/sau de a-și îndeplini obligațiile ce îi revin în urma contractelor încheiate cu dumneavoastră, în calitate de agent de marketing.

Consimțământul referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal în scop de marketing poate fi oricând revocat în scris, la sediul BT Pensii SAFPF SA sau prin e-mail la dpo@btpensii.ro.

De asemenea, BT Pensii procesează și datele dumneavoastră cu caracter personal provenind din surse publice ( mass-media), autorități publice (ASF, ANAF, instanțe de judecată etc), agenți de marketing persoane fizice sau juridice, angajatori, notari publici, avocați, reprezentanți legali.

Cine va avea acces la datele dumneavoastră cu caracter personal?

Conform legislației în vigoare, putem dezvălui o parte sau toate datele cu caracter personal către următorii terți care acționează ca operatori de date cu caracter personal: autorități publice -Autoritatea de Supraveghere Financiară – ASF, Agenția Națională de Administrare Fiscală – ANAF, instanțe de judecată, organe de poliție), alti administratori/intermediari de pensii facultative administrate privat, agenti de marketing, angajatori, auditori financiari, banca depozitară, executori judecătorești, notari publici, avocați, reprezentanți legali, precum și companiilor furnizoare de diferite servicii ca împuterniciți (dezvoltare și mentenanță IT, servicii de arhivare și depozitare, servicii de curierat etc).
Astfel:

• dacă sunteți angajat sau reprezentant al angajatorilor cu care BT Pensii SAFPF S.A. ține legătura, vă informăm că putem dezvălui o parte sau toate datele cu caracter personal către următorii terți care acționează ca operatori de date cu caracter personal: autorități publice -Autoritatea de Supraveghere Financiară – ASF, Agenția Națională de Administrare Fiscală – ANAF, instanțe de judecată, organe de poliție), auditori financiari, banca depozitară, executori judecătorești, notari publici, avocați, reprezentanți legali, precum și companiilor furnizoare de diferite servicii ca împuterniciți (dezvoltare și mentenanță IT, servicii de arhivare și depozitare, servicii de curierat etc).
• dacă sunteți angajat sau reprezentant al partenerilor cu care BT Pensii SAFPF S.A. are relații contractuale, vă informăm că putem dezvălui o parte sau toate datele cu caracter personal către următorii terți care acționează ca operatori de date cu caracter personal: autorități publice -Autoritatea de Supraveghere Financiară – ASF, Agenția Națională de Administrare Fiscală – ANAF, instanțe de judecată, organe de poliție), auditori financiari, banca depozitară, executori judecătorești, notari publici, avocați, reprezentanți legali, precum și companiilor furnizoare de diferite servicii ca împuterniciți (dezvoltare și mentenanță IT, servicii de arhivare și depozitare, servicii de curierat etc).
• dacă sunteți participant la fondul de pensii facultative Pensia Mea, împuternicit sau moștenitor al unui participant la FPF Pensia Mea, vă informăm că putem dezvălui o parte sau toate datele cu caracter personal către următorii terți care acționează ca operatori de date cu caracter personal: autorități publice -Autoritatea de Supraveghere Financiară – ASF, Agenția Națională de Administrare Fiscală – ANAF, instanțe de judecată, organe de poliție), alti administratori/intermediari de pensii facultative administrate privat, agenti de marketing, angajatori, auditori financiari, banca depozitară, executori judecătorești, notari publici, avocați, reprezentanți legali, precum și companiilor furnizoare de diferite servicii ca împuterniciți (dezvoltare și mentenanță IT, servicii de arhivare și depozitare, servicii de curierat etc)
• dacă sunteți agent de marketing al fondului de pensii facultative Pensia Mea, vă informăm că putem dezvălui o parte sau toate datele cu caracter personal către următorii terți care acționează ca operatori de date cu caracter personal: autorități publice -Autoritatea de Supraveghere Financiară – ASF, Agenția Națională de Administrare Fiscală – ANAF, instanțe de judecată, organe de poliție), alti administratori/intermediari de pensii facultative administrate privat, agenti de marketing, angajatori, auditori financiari, banca depozitară, executori judecătorești, notari publici, avocați, reprezentanți legali, precum și companiilor furnizoare de diferite servicii ca împuterniciți (dezvoltare și mentenanță IT, servicii de arhivare și depozitare, servicii de curierat etc)

De asemenea, este posibil să transmitem datele dumneavoastră cu caracter personal și în cazul unei reorganizări, fuziuni, vânzări, cesiuni, transfer al Fondului de pensii facultative administrat de BT Pensii SAFPF SA, „Pensia Mea” .

Cât timp prelucrăm datele personale?

Datele dumneavoastră personale sunt prelucrate pe tot parcursul relației noastre contractuale și după finalizarea acesteia, fiind păstrate și arhivate conform termenelor de prescripție și reglementărilor legale. Astfel, datele dumneavoastră personale necesare pentru îndeplinirea scopului legitim de administrare a pensiei facultative (date personale comunicate cu ocazia întocmirii actului de aderare, revendicării activului personal net, transferului la/de la fondul de pensii facultative administrat, date personale înscrise în contractele dintre BT Pensii și parteneri, colaboratori, agenți de marketing, etc.) vor fi stocate timp de maximum 75 de ani, conform Legii Arhivelor Naționale nr.16/1996 şi Nomenclatorului Arhivistic aprobat de Arhivele Naţionale, după cum urmează:

• Dosare ale agenților de marketing (contracte, carte identitate, cazier fiscal, cazier judiciar, decizii și avize ASF pentru agenții de marketing) – 10 ani de la rezilierea contractului cu agentul de marketing;
• Date de identificare ale reprezentanților entităților cu care societatea a încheiat un contract – 5 ani de la încetarea clauzelor contractuale;
• Date de identificare ale angajaților și reprezentanților angajatorilor cu care BT Pensii SAFPF S.A. ține legătura – 75 de ani;
• Date de identificare și de contact ale participanților la fondul de pensii facultative administrat (înscrise în actele de aderare, cererile de modificare a termenilor contractuali, cereri de transfer, scrisori de informare, acorduri de prelucrare a datelor cu caracter personal, cereri de revendicare a activului net acumulat) – 75 de ani;
• Date de identificare și contact ale participanților la fondul de pensii facultative administrat de BT Pensii SAFPF S.A. (înscrise în solicitări, reclamații, sesizări, petiții și răspunsurile la acestea, precum și AWB-urile care certifică transmiterea corespondenței cu participanții) – 10 ani

Cum protejăm integritatea datelor cu caracter personal?

BT Pensii SAFPF SA a implementat politici şi proceduri de securitate speciale pentru a proteja informaţiile cu caracter personal împotriva pierderii, utilizării necorespunzătoare, modificării sau distrugerii neautorizate a acestora. Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este strict limitat la acele persoane care au nevoie să le cunoască. Acestea au datoria să menţină confidenţialitatea acestora.

Care sunt drepturile dumneavoastră și cum pot fi exercitate?

Pe lângă drepturile existente, de la data aplicării Regulamentului beneficiați de drepturi adiționale. Iată lista completă a drepturilor pe care le aveți:

• Dreptul la informare – puteți solicita informații privind activitățile de prelucrare a datelor dumneavoastră personale;
• Dreptul la rectificare – puteți rectifica datele personale inexacte sau le puteți completa;
• Dreptul la ștergerea datelor (“dreptul de a fi uitat”) – puteți obține ștergerea datelor, în cazul în care prelucrarea acestora nu a fost legală sau în alte cazuri prevăzute de lege;
• Dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita restricționarea prelucrării în cazul în care contestați exactitatea datelor, precum și în alte cazuri prevăzute de lege;
• Dreptul de opoziție – puteți să vă opuneți prelucrărilor de date care se întemeiază pe interesul nostru legitim;
• Dreptul la portabilitatea datelor – puteți primi, în anumite condiții, datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format care poate fi citit automat sau puteți solicita ca respectivele date să fie transmise altui operator;
• Dreptul de a depune plângere – puteți depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor personale la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
• Dreptul de retragere a consimțământului – în cazurile în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământul dumneavoastră, îl puteți retrage oricând. Retragerea consimțământului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânând în continuare valabilă;
• Drepturi suplimentare aferente deciziilor automate: puteți solicita și obține intervenția umană cu privire la respectiva prelucrare, vă puteți exprima propriul punct de vedere cu privire la aceasta și puteți contesta decizia.

Toate aceste drepturi pot fi exercitate printr-o solicitare la sediul BT Pensii SAFPF SA sau prin e-mail, la adresa dpo@btpensii.ro.

Cum puteți obține informații suplimentare?

Dacă aveți întrebări despre politica BT Pensii SAFPF SA privind Regulamentul (UE) 2016/679, referitoare la modul în care se stochează și se prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal, sau dacă doriți să vă modificați acordul privind prelucrarea datelor personale în scop de marketing, vă rugăm să ne transmiteți o solicitare în atenția Responsabilului cu Protecția Datelor pentru BT Pensii SAFPF SA, astfel:

• Printr-o solicitare transmisa la sediul BT Pensii SAFPF SA din Str. Buzesti 75-77, etaj 5, Romania
• Prin e-mail, la adresa: dpo@btpensii.ro